Kollaboratives Arbeiten: Warum Home-Office zur Chance wird, bisherige Strukturen zu überdenken

Home-Office: Ein Wort, das im Jahr 2020 wohl zu den meistbenutzten überhaupt gehört – und selten so aktuell war. Die Corona-Krise hat das Arbeitsleben auf den Kopf gestellt. Für viele Menschen heißt das: Von jetzt auf gleich direkt ins Home-Office. Manche, vor allem jüngere Unternehmen, kennen sich damit schon aus. Für andere ist es komplett neu. Neu, das heißt: Gewohnte, im Büroalltag verinnerlichte Strukturen und Abläufe geraten zunehmend durcheinander. Kommunikation und Arbeitsweisen verändern sich. Das führt zu Verunsicherung und Stress – kann aber auch eine Chance sein, die bisherigen Strukturen und Prozesse zu überdenken. Arbeiten wir bisher wirklich effektiv? Und: Wie funktionieren Kommunikation und Zusammenarbeit genauso gut wie im Büro, mitunter sogar besser? Wir zeigen, was dir kollaboratives Arbeiten bringt – und welche Tools jetzt hilfreich sind.

Was hinter kollaborativem Arbeiten steckt – und warum digitale Tools dein Teamwork erleichtern

Gute Zusammenarbeit lebt von guter Kommunikation. Das gilt für den Workflow in Projekten genauso wie für zwischenmenschliche Beziehungen. Fragen über den Schreibtisch hinweg zu klären, ein kurzer Plausch an der Kaffeemaschine oder ein schnelles Meeting im Büro, um kreative Ideen oder neues Wissen auszutauschen? Im Home-Office ist das nicht möglich. Kommunikation ist nun digital, statt zwischen Tür und Angel. Heißt auch: Für jede kleinste Absprache braucht es Mails, Telefonate oder Videocalls. Mit kollaborativen Tools geht das viel einfacher. Beim kollaborativen Arbeiten kümmern sich Personen und Teams mithilfe digitaler Werkzeuge gemeinsam um ein oder mehrere Projekte. Der Vorteil gegenüber bisherigen Büro-Meetings und Mail-Absprachen: Ihr arbeitet Hand in Hand – aber zeit- und ortsunabhängig. Ihr könnt zum Beispiel zeitgleich an einem gemeinsamen Dokument arbeiten, die Arbeit der Kollegen verfolgen, kommentieren, dokumentieren und dadurch jederzeit einsehen, auf welchem Stand ein Projekt gerade ist. Dadurch entfällt ein Teil der Absprachen – und auch neue Teammitglieder können jederzeit ohne lange Einarbeitungszeit einsteigen. Zusätzliche Vorteile: Ihr schafft Transparenz und vermeidet ein großes Dokumenten- und Mail-Chaos. Wie das geht? Mit diesen vier Tipps:

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1) Mails ade: Verlagere die Kommunikation in die Cloud und beschleunige die Absprachen

Mails dauern lange. Noch dazu gehen wichtige Infos darin auch gerne mal unter. Kennst du das? Das muss nicht sein. Die Kommunikation in die Cloud zu verlagern, ist ein erster wichtiger Schritt für eine effektive, übersichtliche und unkomplizierte virtuelle Zusammenarbeit. Weltweit beliebt und etabliert sind Dienste wie Slack, Microsoft Teams oder Mattermost. Die Idee dahinter: In einzelnen Chats oder Channels, also Kanälen, können sich Mitarbeiter zu zweit oder in größeren Teams zu Themen und Projekten austauschen. Heißt: kein vollgestopfter Maileingang mehr, stattdessen strukturierte einzelne Bereiche. Rückfragen und Absprachen gehen dadurch schneller. Du kannst Personen direkt markieren, Nachrichten auch im Nachhinein noch ändern, Dokumente hochladen und mit der Suchfunktion schnell und einfach nach älteren Antworten suchen.

2) Transparenz und Übersicht: Optimiert euer Projektmanagement

Wenn es darum geht, große Projekte zu bearbeiten, verliert man in Teams auch ohne Home-Office ganz schnell den Überblick. Wer arbeitet gerade an was? Wie steht es um das Projekttiming? Und welche To-Do’s sind schon abgehakt? Digitale Projektmanagement-Tools wie Trello und Basecamp helfen die Übersicht zu bewahren. Wichtig: Informiert euch gemeinsam über die Vor- und Nachteile verschiedener Dienste und legt genau fest, was eine Plattform für euch leisten muss. Im Idealfall vereint sie Projektmanagement und Kommunikation. Arbeitet nicht mit mehr als zwei Tools – das schafft sonst keine Struktur, sondern zusätzliches Chaos. Übrigens: Digitale Werkzeuge müssen nicht teuer sein. Für den Anfang und zum Ausprobieren gibt es eine Reihe guter kostenloser Lösungen.

3) Arbeitet gemeinsam an Dokumenten – und zwar gleichzeitigl

Gerade bei textbasierter Arbeit (Präsentationen, Angebote oder Anträge schreiben, Konzepte erarbeiten usw.) lohnt es sich, als Team gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Das funktioniert zum Beispiel mit dem Filehosting-Dienst Google Drive. Die Vorteile:

1. Ihr entscheidet für jede Datei und für jedes Unterverzeichnis einzeln, wer aus dem Team (oder auch extern) darauf zugreifen und mitarbeiten darf.

2. Jeder mit Zugang zum Dokument kann im dokumentierten Verlauf sehen, was erarbeitet, kommentiert und verändert wurde.

3. Ihr setzt auf Transparenz.

4. Die Ordnerstruktur lässt sich übersichtlich gestalten.

5. Das aufwendige Hin-und-Her-Versenden per Mail entfällt.

4) Dokumentiert und hinterfragt eure neuen Prozesse

Digitale Werkzeuge sind für viele neu. Sich einzuarbeiten und zurechtzufinden kann am Anfang erstmal dauern, ist die Investition aber wert. Wer sich als Arbeitgeber offen für neue, digitale Strukturen und Tools zeigt, der spart auf lange Sicht Zeit und Nerven. Mehr noch: Er bietet seinen Mitarbeitern eine flexible (da zeit- und ortsunabhängige) und damit attraktive Arbeitsumgebung. Wichtig: Seid offen dafür, Abläufe konstant zu hinterfragen und anzupassen. Dokumentiert regelmäßig, wie ihr als Team zurechtkommt, was gut läuft und was noch hapert. So könnt ihr euch nicht nur stetig verbessern – es fühlen sich auch noch alle gehört.